El departamento de Gestión Documental del Ayuntamiento de Mijas, del que es responsable la concejala Mari Carmen González (Cs), hace balance del trabajo realizado durante 2021 en el Archivo Administrativo, cuyos datos reflejan “el óptimo funcionamiento del servicio”, según la concejala. Desde un punto de vista cuantitativo, el departamento destaca dos aspectos: por un lado, “el número de unidades documentales prestadas en 2021, que ha aumentado en casi un 21% con respecto al año anterior”, avanzó González, pasando de las 3.252 en 2020 a las 3.928 en 2021, dato que refleja que “el ritmo de trabajo vuelve a retomar cifras previas a la pandemia”, según la edil.

Por otro lado, desde el área también subrayan el incremento en más del 100% de los expedientes digitalizados. El pasado año, se digitalizaron 6.945 expedientes frente a los 3.338 del año 2020. “La digitalización nos permite el ahorro de recursos, ya que cuando alguien demanda un expediente que está digitalizado no hay que trasladarlo físicamente, lo que supone un ahorro de tiempo para el personal del departamento, así como de otro tipo de recursos (combustible, desgaste de vehículos)”, añadió la concejala. El objetivo del departamento a largo plazo, afirman, es digitalizar todo el fondo documental. “Es algo que tenemos que seguir haciendo para enlazar además con el archivo electrónico”, dijo la edil.

Capacidad de las instalaciones

La concejala también quiso destacar otro dato importante relativo a la capacidad de las instalaciones del Archivo Administrativo: “el pasado año cerramos con una cantidad superior a las 25.300 cajas contenedoras archivadas, cantidad cercana a los límites de capacidad del archivo, algo que puede ocasionar problemas a la hora del envío de expedientes a archivar por parte de las diferentes áreas municipales”, apuntó González. Según el departamento, el número de cajas contenedoras en espera de recepción ronda las 5.000 unidades, por lo que “agradecemos la paciencia que están teniendo las diferentes áreas, pero mientras no tengamos un espacio mayor no podremos seguir recepcionando documentación”, agregó la edil.

 

De la misma manera, el área quiso agradecer “a los trabajadores municipales y diferentes departamentos que vayan enviando cada vez más los documentos debidamente ordenados y foliados, algo que facilita mucho el trabajo”, puntualizó la munícipe.

Por último, González también quiso recordar que este departamento carece de atención directa al público, por lo que si alguien necesita acceder a un expediente, debe solicitarlo por registro al área correspondiente, que será la encargada de facilitar el documento al demandante.

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